Documentación – Sistema de Agenda y Cobros
Sistema de Agenda y Cobros
Tutoriales paso a paso sobre cómo utilizar TheraCloud
1. Introducción General
- Breve descripción del calendario y su propósito.
- Beneficios del calendario para el terapeuta/clínica.
- Relación con las funcionalidades de agenda, sesiones y paquetes.
2. Acceso al Calendario
- Cómo acceder desde el panel de control.
- Qué roles de usuario pueden visualizarlo (ej: administrador, terapeuta, recepcionista).
3. Vistas Disponibles
- Vista diaria, semanal, mensual.
- Vista por terapeuta (cuando hay múltiples profesionales).
- Vista por ubicación/consultorio.
- Vista compacta o expandida.
4. Filtrado de Información
Filtros por:
- Servicio o tipo de sesión.
- Profesional.
- Cliente/paciente.
- Estado de la cita (pendiente, confirmada, cancelada, etc.).
5. Colores y Estados de las Citas
Significado de los colores o iconos.
- Estados posibles: pendiente, confirmada, realizada, cancelada, no asistió.
6. Agregar una Nueva Cita desde el Calendario
- Proceso paso a paso para agendar desde el calendario.
- Selección de paciente, terapeuta, servicio, ubicación, horario.
- Notas internas u observaciones.
- Notificaciones automáticas (WhatsApp, email).
7. Editar o Reprogramar una Cita
- Cómo hacer clic en una cita para editarla.
- Cambio de horario, paciente, terapeuta o servicio.
- Reenvío de notificaciones.
8. Cancelar una Cita
- Opciones de cancelación (con aviso o sin aviso).
- Impacto en el historial del paciente.
- Registro de quién canceló la cita y cuándo.
9. Agenda de Paquetes
- Visualización de sesiones dentro de un paquete.
- Diferenciación visual de citas individuales vs. parte de un paquete.
10. Notificaciones Vinculadas
- Resumen de notificaciones automáticas vinculadas al calendario.
- Personalización de mensajes para recordatorios y confirmaciones.
11. Compatibilidad con Dispositivos Móviles
- ¿Funciona el calendario desde el celular o tablet?
- Recomendaciones para visualización y uso móvil.
12. Preguntas Frecuentes
- No me aparece la cita agendada, ¿qué hago?
- ¿Puedo agendar citas pasadas?
- ¿Qué pasa si dos usuarios editan el calendario al mismo tiempo?
13. Cobros y Facturación
- ¿Cómo funciona la sección de cobros y facturación?
Introducción General
El calendario de TheraCloud es el corazón operativo de la plataforma. Desde aquí, terapeutas, recepcionistas y administradores pueden visualizar, agendar, modificar y gestionar todas las citas clínicas con una visión clara y centralizada.
Esta herramienta fue diseñada para simplificar el trabajo diario, reducir errores administrativos y asegurar que cada profesional tenga control total sobre su agenda y la de su equipo.
¿Qué se puede hacer desde el calendario?
- Ver las citas del día, semana o mes.
- Filtrar por profesional, servicio, paciente, ubicación y estado.
- Agendar nuevas sesiones, modificar o cancelar citas existentes.
- Visualizar la disponibilidad en tiempo real.
- Acceder rápidamente al perfil del paciente o terapeuta.
- Administrar paquetes de sesiones de forma integrada.
Acceso al Calendario
El calendario está disponible para todos los perfiles autorizados dentro de TheraCloud, con distintos niveles de acceso:
| Tipo de usuario | Acceso al calendario |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo: puede ver y modificar todas las agendas. |
| Terapeuta | Solo puede ver y gestionar sus propias citas. |
| Paciente | Sin acceso al calendario interno. Usa el sistema de reservas públicas. |
Vistas Disponibles del Calendario
📅 Tipos de Vista
- Vista Diaria: muestra las citas del día. Ideal para el seguimiento puntual.
- Vista Semanal: visión equilibrada para planificar y comparar entre días.
- Vista Mensual: útil para revisiones generales y planificación a largo plazo.
- Vista por Profesional: para clínicas con múltiples terapeutas.
- Vista por Ubicación: útil si tenés más de una sede o consultorio.
Filtrado de Información
Podés aplicar filtros en el calendario para enfocar la información que necesitás:
- Profesional: muestra la agenda de un terapeuta específico.
- Paciente: busca por nombre o correo electrónico.
- Servicio: filtra por tipo de sesión (psicoterapia, seguimiento, etc.).
- Estado: pendiente, confirmada, realizada, cancelada, no asistió.
- Ubicación: filtra por sede o consultorio.
Colores y Estados de las Citas
| Estado | Color sugerido | Descripción |
|---|---|---|
| Pendiente | Gris o amarillo | Cita agendada sin confirmar. |
| Confirmada | Verde | Confirmada por el terapeuta o paciente. |
| Realizada | Azul | La sesión fue completada. |
| Cancelada | Rojo | Anulada por alguna de las partes. |
| No asistió | Naranja | El paciente no se presentó. |
Agendar una Nueva Cita
- Hacé clic en el horario deseado del calendario.
- Seleccioná paciente, terapeuta, servicio, lugar, fecha y hora.
- Agregá notas internas si lo deseás.
- Guardá y enviá notificación (si está habilitado).
Editar, Reprogramar y Cancelar Citas
Editar una Cita
- Clic en la cita dentro del calendario.
- Editá fecha, hora, terapeuta o paciente.
- Guardá los cambios.
Reprogramar una Cita
- Podés arrastrar y soltar la cita a otro horario.
- O editar manualmente desde el panel.
Cancelar una Cita
- Ingresá a la cita y seleccioná «Cancelar».
- Indicá motivo si corresponde.
- El calendario actualizará el estado automáticamente.
Agenda de Paquetes
Los paquetes son un recurso que sirve para reservar varias sesiones a un paciente por mes y poder asignarle un precio fijo.
Cuando un paciente adquiere un paquete, las sesiones se agendan individualmente pero se agrupan bajo el mismo paquete. Desde cualquier cita vinculada podés ver el progreso del paciente.
Para agendar un paquete primero hay que setearlo. Eso lo puedes hacer desde: Servicios – Paquetes – Añadir Paquete.
Una vez generado, podrás ingresar a «Gestionar Paquete» y generar nuevas reservas con tus pacientes.
Notificaciones Automáticas
- SMS (según plan)
Se envían por:
- Creación de cita
- Confirmación
- Reprogramación
- Cancelación
- Recordatorios
Compatibilidad con Dispositivos Móviles
- Visualización adaptada a pantalla chica.
- Podés editar y agendar desde el celular.
- Ideal para terapeutas en movimiento.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
- ¿Por qué no veo una cita en el calendario? Revisa los filtros aplicados.
- ¿Puedo agendar en una fecha pasada? Sí, si sos administrador.
- ¿Puedo mover varias citas a la vez? Actualmente no, solo una por una.
- ¿Los pacientes ven el calendario? No. El calendario está hecho para uso interno de la clínica y sus terapeutas. Sin embargo, el paciente puede recibir las notificaciones de recordatorios de citas.
- ¿Qué pasa si edito una cita al mismo tiempo que otro usuario? Se guarda la última modificación hecha.
Cobros y Facturación en TheraCloud
La sección de Cobros de TheraCloud permite llevar un control claro, organizado y automatizado de los pagos recibidos por parte de los pacientes, ya sea por consultas individuales, paquetes de sesiones o servicios especiales.
Gracias a esta herramienta, terapeutas y administradores pueden registrar cobros, emitir comprobantes, revisar historial de pagos y optimizar el seguimiento financiero de la clínica.
🧾 ¿Qué se puede hacer desde esta sección?
- Registrar pagos realizados por los pacientes (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.).
- Ver el historial de cobros por paciente, terapeuta o servicio.
- Aplicar cobros a citas individuales o a paquetes de sesiones.
- Emitir comprobantes de pago o facturas si la clínica lo habilita.
- Ver reportes de ingresos diarios, mensuales o por período personalizado.
💰 Métodos de Pago
Al registrar un cobro, podés seleccionar el método utilizado:
- Efectivo
- Transferencia bancaria
👤 Gestión de Cobros por Paciente
Desde el perfil de cada paciente podés ver:
- Pagos realizados
- Citas abonadas y pendientes de pago
- Créditos o saldos a favor
- Estado de pago de los paquetes contratados
📦 Cobros de Paquetes
Cuando un paciente contrata un paquete, podés registrar el pago completo o parcial. TheraCloud irá descontando automáticamente las sesiones a medida que se utilicen.
- El sistema indica cuántas sesiones se usaron y cuántas restan.
- Podés emitir un comprobante general del paquete o por sesión individual.
🛠️ Buenas Prácticas
- Registrá los pagos en el momento para evitar confusiones.
- Comprobá que cada cita tenga su estado de pago actualizado.
- Emití reportes periódicos para analizar el rendimiento económico de la clínica.
❓ Preguntas Frecuentes
- ¿Puedo registrar un pago parcial? Sí, y se indicará el saldo restante.
- ¿Puedo cobrar desde el calendario? Sí, al ingresar a una cita podés registrar el pago directamente.
- ¿Se puede integrar una pasarela de pagos? Sí, TheraCloud permite integraciones con soluciones como PayPal, dLocal, Plexo y otras (consultar disponibilidad).
- ¿Qué pasa si un paciente paga por adelantado? Se puede registrar como crédito a favor y descontarse automáticamente en futuras sesiones.